Harmonize It automatiseert bedrijfsprocessen.  ERP op basis van Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met documentbeheer, werkstromen, scanning en business intelligence.

Inbound Document Management

27/01/2017

We hebben een aantal heel succesvolle implementaties van Document Capture achter de rug dankzij onze getrainde consultants. Harmonize It is dan ook sinds kort officieel partner van Dime en reseller van Document Capture.
 
 

Waarom is Document Management belangrijk. Wat wint u erbij?

 

Document management

Document Management is binnen ondernemingen een steeds bedrijfskritischer functie. Daarbij gaat het er niet alleen om dat documenten met versiebeheer worden opgeslagen, maar ook dat de onderlinge samenwerking aan een document en de bijbehorende procesflows worden ondersteund. Begeleidt uw document management oplossing het document door de bedrijfsprocessen en wordt daarbij bijvoorbeeld de juiste goedkeuringsvolgorde bewaakt?

 

 

Belangrijke document management functies

 

  • Indexeren en identificeren van documenten: Dit is uiteraard geen nieuwe eis aan document management oplossingen, maar de mate van detail en automatisering kunnen wel degelijk verschil maken. Wordt ook de tekst van ingescande documenten geïndexeerd (middels OCR, Optical Character Recognition), of alleen de handmatig ingegeven metadata? En is uw intern documenten archief dus doorzoekbaar op de inhoud? Zijn documenten gekoppeld aan de afdeling die ze primair opstelt, of ook aan het proces waarin ze worden gebruikt? Allemaal vragen waarbij Harmonize It u kan helpen.

 

  • Routing van documenten: Zorgt uw document management voor een juiste routing van uw document door de organisatie? U wilt er bijvoorbeeld zeker van zijn dat tijdens het verwerken van inkoopfacturen de juiste manager eenvoudig zijn goedkeuring kan geven voor de juiste bedragen.

 

  • Gebruiksgemak: Zijn uw documenten eenvoudig te raadplegen en kunt u snel documenten vinden die bij elkaar horen? Uw inkoopfacturen wilt u bijvoorbeeld automatische gekoppeld zien aan de inkoop order zodat een medewerker in één oogopslag kan zien of de order identiek is aan de factuur.

 

  • Archivering: Uw documenten zijn belangrijk en u wilt ze eenvoudig kunnen archiveren. Bij gevoelige zaken – die raakvlakken hebben met regelgeving of veiligheid bijvoorbeeld – is het bovendien steeds belangrijker om die archivering goed en volgens specifieke spelregels uit te voeren. Zodat in een later stadium belangrijke zaken altijd snel zijn terug te vinden.

 

 

Document management en Navision

Document management is binnen Microsoft Dynamics NAV gebaseerd op het krachtige fundament van Sharepoint en Office functionaliteit. Hiermee is een niveau van document management beschikbaar dat voor veel organisaties al voldoet. Waarbij uw Harmonize It expert u bovendien helpt om optimaal gebruik te maken van alle krachtige functies die het systeem u biedt.

 

Toch kan het zijn dat er voor uw specifieke bedrijfsomgeving meer nodig is om het document management effectief in te vullen. In dat geval maken we gebruik van speciale document management add-ons voor Dynamics NAV, waaronder:

 

  • Zetadocs: maakt het onder andere eenvoudig om electronische documenten aan NAV data te koppelen.
  • EasyPDF: maakt het eenvoudig en gebruiksvriendelijk om grote hoeveelheden PDF facturen te versturen, bijvoorbeeld met verkoopsvoorwaarden of promoties als bijlage.
  • Document Capture wordt gebruikt om documenten in te scannen, waarbij OCR technologie wordt ingezet om van ingescande papieren ook de tekst volledig te indexeren. Daarnaast ondersteunt Document Capture geavanceerde workflows voor de verdere bewerking van documenten.

 

Samen met u inventariseren we de eisen aan uw documentbeheer. Door een slimme combinatie van bestaande Dynamics functionaliteit en de toegevoegde waarde van onze software partners zorgt Harmonize It voor een document management implementatie waarmee u klaar bent voor de toekomst.