"Groei zonder extra resources, Harmonize It is thuis in de sector, naadloze integratie, geen probleem met timing, geen probleem met budget, ...", heel mooie woorden van Wim Nies - Fourny.

Fourny is zeker van groei en uitbreiding dankzij nieuw ERP-systeem

Fourny was toe aan een nieuw ERP-systeem om ruimte te creëren voor groei. Als producent van lijmen en kleefmiddelen op maat, is een structuur voor alle specificaties en productgamma’s essentieel. Wim Nies, IT verantwoordelijke bij Fourny, vertelt: "We werkten vroeger met een boekhoudsoftware die opgewaardeerd was met enkele functies voor productie en logistiek. Zeker in de productieafdeling zelf merkten we dat het systeem niet genoeg ondersteuning bood en nooit onze snelle groei kon volgen."

Fourny ging met Harmonize IT in zee voor een nieuw ERP-systeem waarmee ze vlotter konden blijven groeien. Het resultaat is Microsoft Dynamics 365 Business Central uitgebreid met de ChemDis module. Een ERP die volledig aansluit bij de werking van de organisatie. Nu, zo’n jaar later, heeft Fourny hun activiteiten reeds merkbaar uitgebreid. Dankzij de automatisering is dat gelukt met hetzelfde administratieve team.

Je kan de case hieronder verder lezen, of een pdf versie hier downloaden bij het project Fourny.

Een toekomstgerichte visie zorgt voor continuïteit

Wim Nies vertelt: "Onze groei behouden bleek niet meer haalbaar met het systeem dat we gebruikten, dus zijn we een ERP-project beginnen plannen. We zijn pijnpunten graag voor en wanneer je achterloopt op de feiten, begin je een project onder druk. Dat is een slechte basis voor een ERP-implementatie en voor samenwerkingsprojecten in het algemeen."

"We hebben dus voldoende tijd en budget uitgetrokken om de juiste keuze te maken. Ik ben ervan overtuigd dat je die investering achteraf terugverdient. Daarom hebben we aan twee leveranciers, waaronder Harmonize IT, gevraagd om een volledige doorlichting te maken. Dat is een betalende audit. De meerwaarde ervan uit zich op verschillende manieren", vertelt Wim Nies: "Al je processen worden in kaart gebracht en je leert enorm veel bij over je bedrijf, je ontvangt een gedetailleerde offerte en zowel de potentiële leverancier als je eigen organisatie kan zich goed voorbereiden op de duur en de omvang van het project. Door dit meteen bij twee leveranciers te doen, hebben we beide bedrijven echt met elkaar kunnen vergelijken."

Wim Nies vertelt over de keuze voor Harmonize IT: "Ze bieden een ERP-pakket aan dat aansluit bij onze sector, dankzij de extra module ChemDis. Bovendien werken ze met de Microsoft-omgeving, wat op het gebied van beveiliging en onderhoud een groot voordeel biedt. Harmonize IT overtuigde ons doordat ze thuis zijn in onze sector."

Intern de basis leggen voor de implementatie

Wim Nies gaat verder: "Om tijd vrij te maken voor dit project, zijn we eerst op zoek gegaan naar nieuwe mensen. We wilden namelijk het productieteam versterken zodat alles vlot kon blijven verlopen. We kwamen daardoor wel in een soort kip-of-ei-situatie terecht: we hadden nieuwe mensen nodig om ruimte te maken voor de ERP-implementatie, maar ze kwamen in een nieuwe werkomgeving terecht waar ze niet echt een systeem hadden om op terug te vallen. Uiteindelijk kozen we ervoor om eerst de ERP-implementatie te doen. Dankzij de samenwerking met Harmonize IT bleef de belasting op de bestaande ploeg beperkt."

Een standaardoplossing die aansluit bij de werking

"Omdat ICT steeds sneller evolueert en maatwerk vaak deze evolutie niet kan bijhouden, hadden ons voorgenomen om zo min mogelijk maatwerk te vragen en onze werkwijze desnoods aan te passen naar de mogelijkheden van de software", legt Wim Nies uit. "Harmonize IT werkt samen met veel kmo’s en grotere bedrijven in de chemie, dus ik was er gerust in dat zij weten wat gangbaar is en wat werkt."

"We zijn heel tevreden van Microsoft Dynamics Business Central in combinatie met ChemDis. Alles wat we nodig hebben, zit erin: bestellingen, productie, logistiek, klantendossiers." Wim Nies voegt toe: "Dankzij de ChemDis-module sluit ons ERP-pakket volledig aan bij de werking van een chemisch productiebedrijf als het onze. Bovendien is ChemDis naadloos geïntegreerd zodat het zelfs niet zichtbaar is waar Business Central eindigt en ChemDis begint."

"We beschikken nu ook over een uitgebreide rapportage module waar we handige overzichten uit halen. Ze geven ons bijvoorbeeld voldoende informatie om forecasting-beslissingen op te baseren."

De samenwerking

Het project zelf verliep vlot, vertelt Wim Nies: "De samenwerking met Harmonize IT was voor ons zeer positief. Doorheen het project merkte ik dat ze ons steeds beter leerden kennen, het werd een groeitraject. Voor mij is dat een teken dat we een goede keuze gemaakt hebben en dat Harmonize IT voor ons de juiste partner is, ook in de toekomst."

"Bij Harmonize IT hadden we een vast aanspreekpunt die het hele project overziet, terwijl de opleidingen  van elk onderdeel verzorgd werden door de collega’s die het beste thuis waren in dit onderdeel. Die extra service hebben we enorm gewaardeerd."

"Harmonize IT heeft ook steeds rechtuit gecommuniceerd met ons, zeker over wat wel en niet mogelijk was binnen de standaardoplossing. Wanneer we om extra functionaliteiten vroegen, bekeken ze hoe we dezelfde resultaten konden bereiken binnen het standaardpakket. Daardoor zijn we binnen budget kunnen blijven en besparen we ook onderhoudskosten op langere termijn."

Vlot live zonder onderbrekingen

"We zijn veel sneller live gegaan dan verwacht. Er was geen sprake van kinderziektes of problemen met dataconversie. Na drie dagen waren we volledig overgeschakeld en op een handvol boekingen na was de eerstvolgende maandafsluiting volledig correct."

Wim Nies voegt toe: "Bij veel ERP-implementaties zijn het budget en de timing de grootste uitdagingen. Wij hebben daar geen enkel probleem mee gehad, alles is netjes op tijd en binnen budget afgerond."

Een nieuwe werkwijze

"Aanpassingen doorvoeren kan soms moeilijk zijn, dat geldt voor elke organisatie. Ik had wel wat weerstand verwacht tegen de nieuwe manier van werken, maar onze medewerkers waren er heel vlot mee weg."

Alleen de administratieve medewerkers gebruiken momenteel het ERP-systeem bij Fourny. "We zijn recent een traject opgestart waarbij het ERP-systeem in de productie wordt geïntegreerd, zodat de opvolging nog meer wordt geautomatiseerd. Dit is niet evident in een veeleisende productieomgeving met spatgevaar, chemische producten en EX-zones. Mengkuipen met allerlei chemische stoffen voor lijmen en computers gaan niet goed samen", lacht Wim.

"In een tweede traject willen we de bestaande R&D-systemen meer in het ERP-geheel integreren. We zijn ervan overtuigd dat ook hiervoor Harmonize IT de juiste partner is."

Een goede structuur maakt uitbreiden gemakkelijker

"Terugkijkend op de afgelopen jaren, zien we dat de groei die we doorgemaakt hebben nooit gelukt was zonder een geslaagde ERP-implementatie. Het traject werd bijzonder goed begeleid door Harmonize IT. Ons gamma is sterk uitgebreid en het aantal private labels dat we aanbieden, blijft groeien. In onze sector werken we met veel verschillende producteigenschappen zoals ingrediënten, verpakkingen en labels. Het feit dat we die nu kunnen overzien en kunnen uitbreiden, zorgt ervoor dat we meer toegevoegde waarde creëren voor onze klanten."

"Dankzij de automatisering hebben we nu ook ruimte om te blijven groeien met dezelfde administratieve ploeg", zegt Wim. "Sinds de implementatie hebben we al twee medewerkers voor productie aangeworven."

Lessons learned

Wim Nies weet: "Investeer ruim tijd in de keuze voor een juiste partner. We zijn er nog steeds van overtuigd dat de intense voorstudie ons een succesvol project en mooie afronding heeft opgeleverd. De offerte is veel nauwkeuriger afgestemd op de organisatie en je wint die investering terug op verschillende manieren."

"Verder geef ik graag nog een praktische tip voor een goede start van het project", vult Wim aan. "Werk zo snel mogelijk met eigen data in plaats van dummy data, als het kan zelfs al in de demo. Dat helpt om het tastbaarder te maken voor de eigen medewerkers. Zo kunnen zij zien wat de software kan en het nut van de verandering beter plaatsen."

"Er is nog een extra voordeel aan een grondige audit vooraf. Het biedt een structuur waar je kan naar terugverwijzen wanneer er twijfel ontstaat tijdens het project. Daarover vooraf goed communiceren, zorgt ervoor dat er eigenlijk weinig discussiepunten kunnen ontstaan."