"Harmonize It slaagde erin om een volledig nieuw ERP-systeem succesvol te implementeren in enkele maanden tijd.” - Marleen Demeyer, mede-eigenaar en bestuurder van Stoopen & Meeûs

Download een PDF versie van deze case.

Stoopen & Meeûs zet groei kracht bij met nieuw ERP-systeem

Al sinds 1894 voorziet Stoopen & Meeûs hun klanten van kwalitatieve kleurstoffen en minerale verven. De afgelopen jaren kende de Antwerpse verdeler van pigmenten een mooie groei met een diversificatie van hun productcataloog. Alleen hinkte het toenmalige ERP-systeem wat achterop. Daarom besloten ze, met de hulp van Harmonize It, over te schakelen naar Microsoft Dynamics Business Central en ChemDis. Hierbij hanteren ze een stapsgewijze implementatie om uiteindelijk zo veel mogelijk interne processen volledig te automatiseren. Business Central helpt zo mee hun groei te ondersteunen: duidelijke rapportering, een kleinere foutmarge en een applicatie die steeds de meest recente cijfers beschikbaar maakt voor iedereen. Zo maken ze zich klaar voor de toekomst.

Groei en een gevarieerde productcataloog

Stoopen & Meeûs is een ambitieus bedrijf. Ze groeiden de afgelopen jaren dan ook sterk. Ook de productcataloog – vooral op vlak van hun minerale verven – werd een stuk groter en complexer. Marleen Demeyer, mede-eigenaar en bestuurder van Stoopen & Meeûs, vertelt: “Door groei en diversificatie werden de eisen voor ons IT-systeem steeds complexer. Dat kon het oude systeem gewoon niet meer bijbenen. Ook rapportering – wat toch noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering – was aan verbetering toe. Informatie was gefragmenteerd. Zo werd de boekhouding in een ander systeem uitgevoerd dan het operationeel systeem. Dat wilden we centraliseren en op elkaar aansluiten om te zorgen dat intern iedereen de juiste informatie heeft en we allemaal over hetzelfde spreken. De nood aan een nieuw ERP-systeem drong zich dus op.”

Sectorkennis en transparantie geven doorslag

Tijdens de implementatie liet Stoopen & Meeûs zich, naast Harmonize It, ook ondersteunen door een externe consultant. De sectorkennis van Harmonize It wist te overtuigen vertelt hij: “Harmonize It en een andere leverancier stonden al even op onze radar, mede door de gespecialiseerde ChemDis-module. Hun ervaring in onze sector zorgde dat we dezelfde taal spraken. We moesten de trends en eigenheden van onze sector niet opnieuw uitleggen.”

“De eerste kennismaking gebeurde in de zomer van 2019”, gaat Marleen Demeyer verder. “Meteen werd duidelijk dat Harmonize It ons goed begreep. Van bij het begin waren ze bovendien transparant over wat Business Central wel en niet kon. Hierdoor kregen we snel vertrouwen in elkaar. Bovendien zagen ze er geen graten in om onze strakke deadline waar te maken. De voorbereidingen gingen van start begin augustus 2019 en in januari 2020 stond alles klaar.”

Kleinere foutenmarge door real-time informatie

“Steeds real-time alle informatie eenvoudig raadplegen was voor ons een ideaal eindresultaat. Vroeger waren onze systemen niet in real time gelinkt. Wat in de ene applicatie stond was dus niet noodzakelijk de meest recente info. Nu is alles gecentraliseerd en is informatie steeds up-to-date. Onze verkopers kunnen op de baan de voorraad raadplegen en zeker zijn dat wat er staat ook klopt. Voeg daaraan toe dat onze voorraad complexer wordt nu we ons ook richten op de retailsector met onze verven en met split locations, dan kun je wel raden dat het besparen van fouten één van de hoofdredenen was voor de implementatie van het  nieuwe systeem”, aldus Demeyer.  

De neuzen in dezelfde richting

“Ook intern zorgt de centralisatie dat de verschillende afdelingen op één lijn zitten”, gaat Marleen Demeyer verder. De verschillende afdelingen binnen ons bedrijf, zoals finance, creditcontrol, productie, en sales beschikken allen over dezelfde informatie.

Klaar voor de toekomst met heldere rapportering

Demeyer: “Vroeger hadden we een aparte rapportering voor elk van onze gebruikte systemen. Business Central breidt rapportering niet alleen gevoelig uit, maar maakt het verkrijgen van verslagen bovendien een stuk sneller. We kunnen nu een oogje houden op veel meer zaken. Welke producten het goed doen en welk type klanten ze aankopen, zo’n gegevens zijn cruciaal om met het bedrijf de juiste kant op te gaan. Door al deze aspecten mee in rekening te brengen, kunnen we niet alleen ons productaanbod verfijnen, maar kan de volledige beleidsvoering beter worden. We kunnen op elk moment de juiste stap nemen richting de toekomst, gebaseerd op duidelijke cijfers.”

Pragmatisch en flexibel

“We zijn beide zeer down-to-earth bedrijven en dat heeft gewerkt.”, gaat Marleen Demeyer verder. “Veel andere leveranciers wouden het te moeilijk maken of verwachtten te veel ons. Harmonize It vertrok echter vanuit onze positie als kmo: beschikbaarheid van het personeel, aanwezige data…Daar tegenover durfden zij tegen ons ook zeggen dat sommige op maat aanpassingen de tijd en geld niet waard waren en we ons op onze beurt moesten aanpassen aan het systeem.”

De volledige implementatie gebeurde stapsgewijs en bovendien in de zeer turbulente periode van de pandemie “Als kmo heb je dan niet de juiste hoeveelheid resources om een nieuwe tool te implementeren”, vult de consultant aan. “Focus op de core is dan belangrijk. Harmonize It had hier veel begrip voor en losten dit altijd heel pragmatisch op. Wat Stoopen & Meeûs niet kon opnemen, vulden ze zelf aan zonder het ‘uurtje-factuurtje’ tot het maximum te duwen. Ook op dat vlak was er steeds transparantie en flexibiliteit.”

Ondersteuning van begin tot einde en daarna

“Begin augustus gingen de voorbereidingen en implementatie van start. Klokslag 1 januari 2020 gingen we aan de slag met ons nieuw ERP-systeem. Gedurende de eerste twee weken van gebruik, kwam er een consultant van Harmonize It bij ons op kantoor. Alle processen werden in detail overlopen. Nadien lieten ze ons los, maar we konden steeds op hun uitstekende begeleiding rekenen. Tot de broodnodige PowerPoints en handleidingen vol met screenshots, pijltjes, en stappen toe!”, lacht Marleen Demeyer.

“De goede interne structuur van Harmonize It zorgde er ook voor dat onze vragen snel en met kennis van zake werden beantwoord. Er was een hoofdverantwoordelijke waarbij we met al onze vragen terecht konden. Wanneer deze het antwoord niet meteen wist, stuurde hij ons onmiddellijk door naar de juiste collega aan wie we het wel konden vragen. Dit maakt het als klant heel gemakkelijk en versnelt de samenwerking enorm”, vult de consultant aan.

Meer automatisering

“We zijn zeker nog niet klaar en er staat samen met Harmonize It nog heel wat op de planning. De volgende stap is verdere automatisering door onder andere lot opvolging via scanning. Op dit moment gebruiken we ook nog niet de volledige ChemDis-module. Het gebruik daarvan breiden we stapsgewijs uit. Daarnaast willen we ook de interne processen zoveel mogelijk automatiseren. Denk aan het automatisch verwerken van orders of binnenkomende facturen. De return van ons nieuwe systeem zal dus alleen maar toenemen in de toekomst”, besluit Marleen Demeyer.

Voordelen

• Meer mogelijkheden tot automatisatie zorgen dat Stoopen & Meeûs kan blijven groeien.
• Real-time en uitgebreidere rapportage verbetert bedrijfsbeslissingen.
• Stoopen & Meeûs heeft meer middelen in handen om aan de groeiende verwachtingen van de klant te voldoen.

Over Stoopen & Meeûs

Stoopen & Meeûs ontstond in 1894 als producent van pigmenten en kleurstoffen. Al meer dan 120 jaar delen zij hun passie voor kleur door het leveren van pigmenten, kleurstoffen en sinds tientallen jaren ook decoratieve verven, pleisters en stucvloeren. Historisch verwierven ze naamsbekendheid door hun rijke, diepe groene en blauwe kleuren. Veel van hun decoratieve producten zijn eco-friendly, vooral door hun minerale oorsprong.  Ze dragen bij tot een gezondere leef- en werkomgeving.  Stoopen & Meeûs is actief in meer dan 40 landen wereldwijd.