Essentiële ERP business requirements voor chemische distributie- en productiebedrijven

In een eerdere blog, 'Hoe kunnen Chemische producenten ERP inzetten om een concurrentievoordeel te behalen', bespraken we het belang van ERP systemen bij het bewaken van uw marges en de mogelijkheden om met ERP voordelen te behalen in het proces van order tot betaling.

De conclusie in deze blog was dat een effectieve set ERP tools belangrijk is om veel van deze verbeteringen te realiseren.

De toepassing van ERP systemen in zowel distributie- als productieprocessen binnen de chemische sector is in vele opzichten uniek:

• Bewaking van uw marge is essentieel: U wilt zeker weten dat de marge over het hele traject - van de offerte tot en met de definitieve levering en betaling - onder controle is en dat de ingeschatte marge bij de verkoop uiteindelijk ook wordt gerealiseerd in uw winst/verliesrekening.
• Track & Trace: Om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook ter ondersteuning van audit trails, is het essentieel dat u de verschillende partijen goederen kunt tracken en tracen door uw hele organisatie heen.
• Regelgeving: Chemische producenten en distributeurs zijn gebonden aan uitgebreide wet- en regelgeving. Uiteraard zijn er verschillen per land, maar in het algemeen moeten bedrijven voldoen aan regelgevende kaders als ADR, Seveso, REACH en CLP.
• MSDS: Het aanmaken, beheren en distribueren van Material Safety Data Sheets is een must have in uw ERP systeem.
• Formules: Ongeacht de exacte aard van het productieproces werkt ieder chemisch bedrijf met formules die uiteraard ook beheerd moeten worden.
• Integratie: Directe communicatie is nodig tussen uw supply chain proces en externe magazijnen.

In deze post zullen we inzoomen op deze business requirements, een aantal best practices tonen en aangeven hoe die zijn toe te passen in uw eigen IT oplossing.

Beheers uw marges

U wilt zo vroeg mogelijk in het verkoop- en leveringsproces uw marge kunnen inschatten en daarvoor is het essentieel dat alle kosten aan een specifiek order kunnen worden toegewezen. Kosten voor o.a. de ontvangst en opslag van goederen kunnen worden berekend en hebben grote invloed op uw bruto marge. Als deze kosten dus van tevoren al correct aan een order kunnen worden toegewezen, heeft u vroeg in het proces al goed inzicht in de winstgevendheid ervan. Naarmate het inzicht in deze kostenposten groeit, kunt u kostencalculaties aanpassen en de margeberekeningen steeds nauwkeuriger maken. Als de factuur is verzonden en wordt opgenomen in de uiteindelijke winst en verliesrekening, wilt u dezelfde marge terugzien als toen de deal gesloten werd, zonder verrassingen.

Track & Trace

Het is een best practice om, ten behoeve van audit trails, in uw ERP oplossing zoveel mogelijk informatie te beheren die is gerelateerd aan een specifieke partij of lotnummer. U kunt daarbij denken aan de gerelateerde lotnummers van de leveranciers, vervaldata en andere relevante kenmerken. U weet welke partijen goederen u heeft ingekocht, wanneer en van wie, en u heeft ook een volledig beeld welke partijen al zijn gebruikt voor productie, welke partijen nog zijn opgeslagen in uw magazijn en aan wie u al partijen heeft verkocht.

Denk bijvoorbeeld aan een scenario waarin een klant contact opneemt in verband met een probleem met geleverde goederen. U wilt in zo'n geval direct kunnen zien welke andere klanten producten van deze partij hebben ontvangen. Traceerbaarheid van ontvangst tot levering is dan ook een cruciaal element in uw ERP oplossing.

Lotnummers of partijnummers kunnen worden geprint als barcodes en in combinatie met scanapparatuur een belangrijke bijdrage leveren aan de efficiëntie in uw magazijnen en logistieke processen.

Wet- en regelgeving

Relevante productinformatie moet correct op verschillende klantdocumenten worden geprint. Denk daarbij aan veiligheidsdata, GHS classificatie, ADR informatie, CAS nummers, CLP informatie en UN nummers die geprint moeten worden op documenten zoals CMR vrachtbrieven. U wilt dat uw out-of-the-box ERP oplossing deze informatie beheert en invoegt in de betreffende documenten zonder dat maatwerk aanpassingen aan het systeem nodig zijn. Ook zijn er extra formulieren en procedures voor zaken die vallen binnen de wetgeving voor gevaarlijke stoffen of de Seveso richtlijn. De processen en formulieren voor deze items wilt u via uw ERP systeem beheren en niet via handmatige Excel spreadsheets.

MSDS

Het aanmaken en beheren van safety data sheets vereist extra aandacht. Dit ligt normaal niet binnen de scope van uw ERP oplossing en wordt gemanaged via aparte applicaties zoals Lisam ExESS. Echter, de verspreiding van deze informatie naar bijvoorbeeld klanten is iets dat juist uitstekend door uw ERP kan worden geregeld. U kunt deze informatie natuurlijk op uw website publiceren en uw klanten vertellen dat ze de informatie van de site kunnen halen, maar zou het niet veel klantvriendelijker zijn om de nieuwe of aangepaste documenten pro-actief naar ze toe te sturen in de door de klant gewenste taal? Alles dat uw klant helpt, helpt uiteindelijk ook uzelf.

Formules

Met behulp van formules kunt u de gebruikte recepten binnen uw productieprocessen beheren. U specificeert welke componenten worden gebruikt, en in welke hoeveelheden of percentages. Verschillende versies van een formule kunnen in het systeem worden beheerd.

Systeem Integratie

Uw ERP oplossing moet uiteraard kunnen communiceren met zowel externe magazijnen als die van onderaannemers, via traditionele EDI file transfer of web services. Verzendingen, ontvangsten, maar ook verplaatsingen binnen een magazijn dienen zoveel mogelijk geautomatiseerd te zijn. Op die manier kan personeel zo efficiënt mogelijk worden ingezet en worden fouten in het proces voorkomen.

De boodschap voor uw ERP

Chemische productie- en distributiebedrijven stellen eisen aan hun bedrijfssoftware die zeer specifiek zijn voor deze bedrijfstak. Om effectieve en efficiënte backoffice, logistieke en productieprocessen te ondersteunen, moeten deze eisen worden gerealiseerd met een geïntegreerde set van tools. U wilt een oplossing die een einde maakt aan het gebruik van Excel spreadsheets, u in de gelegenheid stelt om te voldoen aan de bestaande wet- en regelgeving en uw marges helpt te bewaken. U wilt een set backoffice tools die net zo efficiënt is als uw nauwkeurig geoptimaliseerde productieproces. Als u dezelfde eisen stelt aan uw ERP als aan uw productieprocessen, kunt u ERP daadwerkelijk inzetten om er een concurrentievoordeel mee te behalen.